La conformité est un critère essentiel dans le choix du fournisseur de registres électroniques des mandats.
En plus du décret d’application de la loi HOGUET, les registres électroniques des mandats doivent respecter les conditions prescrites dans les articles 1365 et suivants du code civil.
En d’autres termes, comme mentionné à l’article 1366 : « L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité».
Ainsi, les registres électroniques des mandats doivent répondre à certains critères de sécurité. Et un moyen très simple de garantir leur conformité est de les stocker sur un coffre fort numérique.
En effet, le décret n°2018-418 du 30 mai 2018, en modifiant le code des postes et des communications électroniques, a permis de créer le cadre réglementaire pour cet outil.
« Un service de coffre-fort numérique est un service qui a pour objet :
1° La réception, le stockage, la suppression et la transmission de données ou documents électroniques dans des conditions permettant de justifier de leur intégrité et de l’exactitude de leur origine ;
2° La traçabilité des opérations réalisées sur ces documents ou données et la disponibilité de cette traçabilité pour l’utilisateur ;
3° L’identification de l’utilisateur lors de l’accès au service par un moyen d’identification électronique respectant l’article L. 102 ;»
En plus de ce cadre règlementaire précisant les caractéristiques et fonctionnalités du service, le coffre fort numérique peut bénéficier d’une certification remise par l’autorité nationale de la sécurité des systèmes d’informations.
Cette garantie de sécurité et de conformité est aussi très simple à utiliser si tout est automatisé par votre fournisseur de service.
Si vous bénéficiez déjà de cette fonctionnalité, vous pouvez dormir sur vos deux oreilles. Vos registres sont conformes aux articles 1365 et suivant du code civil et rien ne peut remettre cela en question.
