Suite au décret 2005-1315 du 21 octobre 2005 (modifiant le décret n° 72-678 du 20 juillet 1972 fixant les conditions d’application de la loi n° 70-9 du 2 janvier 1970) réglementant les conditions d’exercice des activités relatives à certaines opérations portant sur les immeubles et les fonds de commerce, le registre de mandat immobilier peut désormais être géré sous format électronique.
Ce registre répertorie par ordre chronologique l’ensemble des mandats signés par l’agence immobilière, précisant toutes les informations légales, les coordonnées du mandat, les informations afférentes au bien immobilier etc.
Les règles sont assez similaires à celles qui régissent le registre des mandats immobiliers sous format papier car l’ensemble des informations doivent être conservées pendant 10 ans.
Cette nouvelle manière de répertorier juridiquement ses mandats immobiliers de manière électronique apporte de très nombreux avantages :
- Un gain en temps et en performance
- Une automatisation de la procédure qui permet d’éviter toutes les erreurs habituelles
- Une authentification digitale et un archivage probant.
- Une simplification pour le professionnel de l’immobilier lui permettant de suivre, consulter et valider ses mandats à n’importe quel moment,
- Une gestion et une élaboration des mandats à distance sans présence physique en l’agence
Il est cependant prohibé d’ouvrir ou tenir plusieurs registres de mandat immobilier distincts voire des sous registres. Tout doit être centralisé et hiérarchisé au sein d’un seul registre conforme à loi Hoguet, et une entité immobilière, même si elle a plusieurs points de vente distincts ne peut tenir qu’un seul registre.
L’obligation de détenir un seul registre des mandats pour une activité en transaction, et à le présenter en cas de contrôle par la DGCCRF nécessite une digitalisation en mode multi collaborateur tous les mandats doivent être enregistrés par ordre chronologique dans le même registre, en reportant les numéros d’inscription sur les exemplaires des mandats remis aux clients.
La génération d’un numéro de mandat dans un registre électronique doit être faite d’une manière automatique et sans risque d’erreurs.
Les applications digitales telle que DIGILOGEMENT le permet du fait qu’elle prend en compte tous les collaborateurs liés à une seule carte T ou G et du fait qu’elle soit accessible par ces derniers à tout moment et à partir de n’importe quel outil numérique.
Une application mobile accessible à partir d’un simple smartphone ou la solution web en mode SAAS va permettre de d’enregistrer le numéro de registre dès le lancement de la signature électronique ou de le générer pour une signature simple. Le numéro d’inscription sera porté sur chaque exemplaire d’un mandat, et figurera sur le registre électronique des mandats.
